Un aspecto importante dentro de toda organización, muchas veces olvidado, es el proceso de incorporación del personal voluntario.  Esta incorporación es un aspecto fundamental, muchas veces realizado de un modo incorrecto que lleva a fracasar a algunos de los esfuerzos realizados por promover la participación entre la ciudadanía. De ahí la importancia de realizar un correcto programa de captación que favorezca en todo momento la orientación del personal voluntario, que le ofrezca los apoyos que necesite y que se sienta arropado/a por la asociación.

El primer contacto de la persona interesada con la asociación es el más importante, hay que hacer que reciba una correcta información y atención siendo la entrevista personal el método más eficaz para la retroalimentación entre la persona futura voluntaria y el /la responsable del proceso de acogida de la organización.

El sistema más adecuado, buscando una efectiva integración del personal voluntario en los programas, con el objetivo de lograr su mayor eficacia, está basado en tres ejes: Información-Orientación-Motivación.  Este proceso se denomina de acogida y orientación.

La acogida y orientación tiene unas características que lo sitúan entre una selección rigurosa y una incorporación inmediata.  La incorporación a la organización es un proceso dinámico, en el cual las dos partes (voluntarios/as y organización) deben conocer lo qué dan y lo qué reciben.  Esto no se logra con una selección “académica” donde normalmente priman los intereses de la organización, ni con una incorporación inmediata, donde a priori priman los intereses del/la voluntario/a, pero donde esto puede no ser así, ya que no sabremos sus intereses, ni conoceremos para que esta mas capacitado, por lo que puede ser asignado a tareas que estén por encima de sus posibilidades o su disponibilidad.  Por ello, el proceso de acogida y orientación habrá de cumplir tres aspectos fundamentales para permitir la incorporación efectiva:

En este proceso se toma una decisión de común acuerdo: la asociación puede plantear que no es adecuada su incorporación o el/la voluntario/a puede decidir que no le interesa la oferta que recibe.  En cualquier caso, si la captación está bien hecha ya se habrá realizado una selección de aquellos a quienes no les interesen las actividades de la asociación o no se sientan capacitados para realizarlas.